Бизнес идея: автоматизация бухгалтерского учета

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какими преимуществами обладает автоматизированный бизнес
  • С чего начать автоматизацию
  • Какие бизнес-процессы нужно автоматизировать
  • Какую систему автоматизации выбрать
  • Сколько будут стоить ее услуги

Сегодня практически во всех производственных сферах осуществляется автоматизация бизнес-процессов для сокращения числа операций, выполняемых вручную.

Такое решение владельцев бизнеса является вполне обоснованным, так как главное предназначение автоматизации не только в увеличении скорости обработки, но и в координации бизнес-процессов.

О том, как автоматизировать бизнес, мы и расскажем в нашей статье.

Какими преимуществами обладает автоматизированный бизнес

Автоматизация бизнеса — это установление специализированной информационной системы или программы, способной осуществлять контроль привычных производственных задач или операций. Автоматизированные бизнес-процессы нацелены на повышение эффективности управления и производительности труда за счет освобождения определенных производственных ресурсов (финансовых и трудовых).

Как правило, автоматизируются два направления бизнес-процессов: основное и поддерживающее.

Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учета

Например, основной процесс вашей компании — управление продажами или работа с клиентами. Значит, вам необходимо провести автоматизацию, чтобы повысить объемы продаж и, следовательно, увеличить прибыль компании.

К поддерживающим бизнес-процессам относятся делопроизводство, бухучет и отчетность. Они не способны кардинально повысить прибыль, но с помощью автоматизации вы сможете сократить трудозатраты на решение повседневных задач.

Задачи автоматизации бизнеса:

  • обеспечение поддержки оперативной деятельности компании;
  • систематизация учета и организация эффективного контроля деятельности;
  • подготовка документации для осуществления партнерской деятельности (в том числе бизнес-предложения, накладные, акты сверок и т. д.);
  • оперативное предоставление отчетов о состоянии дел на предприятии за определенный промежуток времени;
  • оптимизация трудозатрат и расходов на выплату заработной платы путем сокращения объема «ручной» работы;
  • снижение значимости «субъективного отношения» к серьезным бизнес-процессам;
  • обеспечение информационной безопасности;
  • повышение качества работы с клиентами.

Как правило, автоматизированные бизнес-процессы оказывают благоприятное воздействие не только на процесс управления, но и на качество выпускаемой продукции.

Положительные стороны автоматизации в этом плане:

  • высокая скорость обработки информации и решения рутинных задач;
  • доступно использование высоких технологий, повышается прозрачность процессов;
  • действия сотрудников становятся более согласованными, повышается качество работы;
  • возможен контроль большого информационного объема;
  • снижение количества неверных действий и рост качества управления;
  • возможно решение нескольких задач одновременно;
  • оперативность действий в стандартных ситуациях.

Для руководителя компании автоматизированная система тоже достаточно удобна, так как к нему может поступать больший объем информации (например, подробные отчеты аналитиков), благодаря чему учитываются все показатели работы, что, соответственно, повышает эффективность управления.

К примеру, в течение первого полугодия использования программного обеспечения возможно улучшение следующих показателей:

  • На 40 % повышается точность планирования.
  • На 50 % — эффективность деятельности предприятия.
  • На 80 % сокращается время работы руководителя.

Как автоматизировать бизнес-процессы и с чего начать

Многие руководители компаний задумываются над тем, как автоматизировать бизнес. В большинстве случаев они начинают с автоматизации повседневных производственных процессов, требующих немалых трудозатрат или операций, имеющих серьезное влияние на общую прибыль предприятия (например, бухгалтерия, документооборот, складской учет и т. д.).

Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учета

Большинство российских компаний автоматизирует маркетинговое и информационное направления, впрочем, как и управление качеством. Это экономический кризис оказал свое влияние на приоритетность автоматизируемых бизнес-процессов.

Как автоматизировать бизнес сегодня? В текущем сезоне наиболее популярны:

  1. Облачные технологии. Данный метод используют компании, у которых нет своего сервера. В силу своей невысокой стоимости облачные технологии наиболее востребованы представителями малого бизнеса. Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учета
  2. Маркетинговые инструменты. Для этого используют CRM и BI-систему, настраивают работу контекстной рекламы.
  3. Технологии взаимодействия между машинами. Набирает популярность M2M (Machine-to-Machine). Данные технологии нацелены на сведение до минимума человеческого участия в сложных бизнес-процессах и в работе оборудования, так как человеческий фактор нередко препятствует объективной оценке ситуации и правильной реакции на нее.
  4. Инструменты Big Data предназначены для работы с большим объемом информации, например для бизнес-аналитики. Учитывая, что для обработки крупномасштабных данных необходимо дорогое специализированное оборудование, такие инструменты используются лишь в крупных компаниях.
  5. Обработка данных в режиме real-time. Чтобы бизнес-операции могли проводиться синхронно, системы автоматизации постепенно будут переходить на работу в режиме реального времени.

Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учета

Любую программу или виджет можно связать с CRM. При этом вы можете как обойтись своими силами, так и прибегнуть к помощи профессионалов. Далее мы расскажем о том, как автоматизировать бизнес, используя предложения российских специалистов.

Телефония

Источник: https://sales-generator.ru/blog/kak-avtomatizirovat-biznes/

Автоматизация бухгалтерского учета – преимущества работы | Собственный бизнес с нуля до 100%

Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учетаАвтоматизация бухгалтерского учета – преимущества работы

Хотите, чтобы ваше предприятие занимало лидирующие позиции на рынке, повысилась эффективность работы персонала, увеличился доход, в конечном итоге, предприятия? Для этого необходимо создать правильную структуру управления. Это особенно важно в бухгалтерской деятельности, а помогут в этом специальные программы. Внедряя их, вы уменьшаете время, которое тратится на обработку документации вручную.

Подготовка финансовой отчетности в государственные налоговые органы – одна из важных сегодня задач.

Бухгалтерский учет это не только внутреннее дело предприятия, но отчет о финансово-хозяйственной деятельности предприятия в государственные органы.

Отчет предоставляется в виде баланса и других форм, предоставляется он каждый квартал. А кроме этого есть налоговые проверки, при ее проведении требуются бухгалтерские документы.

Если небрежно вести всю эту документацию, то предприятие может потерпеть крах. В этом случае как раз бухгалтеру поможет специальная программа, конечно, она не заменит профессиональные бухгалтерские услуги в Алматы, просто сэкономит время на оформлении документов, поможет выявить ошибки при составлении баланса или других форм отчетности.

Автоматизация бухгалтерского учета – качественное ведение учета. Система делает безошибочные арифметические расчеты, делает проверку первичной документации, переносит данные в другие формы отчетности, производит накопление итогов, обеспечивает доступ к данным за прошедший период, распечатывает весь отчет полностью или указанные формы.

Для обеспечения всех этих требований система должна иметь единую базу данных по текущему учету и конечно, архивные данные. Базы данных могут иметь разную структуру, она зависит от направления деятельности предприятия.

Надежность означает то, что система защищена от случайных сбоев или от умышленного повреждения данных. Современные компьютеры открыты, поэтому защита на физическом уровне здесь не подойдет. Важно, чтобы при повреждении базу можно было быстро восстановить и начать работу как можно быстрее. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Самым распространенным IT-продуктом в области бухгалтерии является программа 1С. Этот продукт используется для аналитического и синтетического ведения учета. Проводки в этой программе можно вводить как в ручную, так и автоматически. Журнал проводок можно ограничить временными рамками.

Кроме этого существует :

  • План счетов
  • Объекты аналитического учета
  • С этим читают так же:

    Источник: https://mybuzines.ru/?p=12641

    Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

    Бизнес идея: Автоматизация бухгалтерского учета Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно. Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel. Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание.

    На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.

    Прежде всего, нужно понять, с чем система автоматизации будет работать. Для начала нужно ответить на следующие вопросы:

    • Какие действия выполняют сотрудники компании?
    • Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

    Для примера рассмотрим наиболее распространенные действия в компаниях:

    1. Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
    2. Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
    3. Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
    4. Производство получает данные по заказу и выполняет его;
    5. Менеджер сдает заказ клиенту.

    Если бы всё происходило так же быстро на деле, как и читалось! Но в любом процессе встречаются затруднения, и руководству, конечно, сложно отследить всё от начала и до конца. А ведь многое из этой рутины можно было бы поручить системе автоматизации. Например, из списка можно заметить, что ни один процесс не обходится без работы с данными. Значит, первым делом внимание нужно обратить на создание единой базы данных. В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации. Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе. Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически. Данные – ценное имущество любого предприятия, с которым нужно правильно обращаться. То есть деньги, конечно, можно и в шкафах хранить, но не зря же изобрели сейфы. Так и собранные в одну базу и надежно защищенные данные позволят работать гораздо эффективнее и не задумываться каждый раз о том, где сохранили ту или иную информацию. Поэтому нужно решить:

    • С какими данными работает компания?
    • По каким параметрам их можно распределить?

    Еще раз посмотрим на основные действия сотрудников в случае нашего примера. Чтобы организовать работу с клиентом, надо располагать контактной информацией и историей работы с ним. В процессе управления нужен список предыдущих заданий сотрудников, их личные данные и контактная информация. Для выполнения заявок необходимо видеть их описание и назначенные сроки. За своевременной оплатой счетов будет удобнее следить, если они будут собраны вместе. Получается, что данные нужно свести по таким параметрам, как:

    • Клиенты
    • Заявки
    • Сотрудники
    • Счета

    Таким образом, у нас получились 4 основные таблицы. Теперь рассмотрим списки полей. К примеру, в таблице «Клиенты» нужно собирать название, реквизиты, контактные телефоны и адреса, имя контактного лица. В таблице «Сотрудники»: ФИО, должность, оклад, дату поступления, контактную информацию. В таблице «Заявки» будет заполняться описание заявок, информацией об ответственных за выполнение, сроками, статусом. В «Счета» будет записываться название организации, на которую счет выписан, сумма с учетом НДС и без, оплаченная часть и остаток. Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны. Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие. Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий. Не все данные подходят для открытого доступа, и это связано не только с безопасностью. Даже если доверие к сотрудникам компании безгранично, все равно нужно постараться оградить их от лишней и отвлекающей информации. Чтобы это сделать, нужно понять:

    • Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
    • С какими данными работает каждая группа?

    Выделим основные группы сотрудников и посмотрим, как работает с данными каждая из них. Скажем, менеджерам нужно «вести» только своих клиентов, а директору – следить за работой всего отдела. Поэтому в данном случае директору нужно видеть все поля в таблице «Клиенты», а менеджерам только часть. Надо помнить о том, что некоторым группам нужно не только следить за информацией, но и редактировать ее. Например, бухгалтерии просто необходимо иметь возможность редактирования полей по оплате. Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто. Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам. У любой компании есть основные документы, которые заполняются сотрудниками постоянно. Например, счета, в которые менеджер вручную вносит суммы и позиции заказа. На самом деле большая часть такой документации составлена по одним и тем же образцам, поэтому автоматизация этого процесса поможет сохранить много времени. Поэтому определите:

    • Какие документы используются в компании чаще всего?
    • Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

    Соберем основные документы (например, счета, коммерческие предложения, договоры, заявки) и отметим текст, который должен меняться. Какие данные из базы должны попадать в него? Например, в счет нужно подтягивать реквизиты, наименование продукции и сумму. Значит, именно эти поля и нужно привязать к нему. Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток. Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля. Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один. Теперь нужно задуматься о том, как компания поддерживает отношения с клиентами. Устраивает ли она специальные акции и мероприятия? Поздравляет ли клиентов с праздниками? Если да, то понадобится возможность рассылать информацию об этом через электронную почту или SMS. При выполнении такой работы вручную можно смело реорганизовывать компанию в почтовый филиал – только на это и будет уходить рабочее время сотрудников. Как же быть? Во-первых, нужно ответить на следующие вопросы:

    • С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
    • В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?

    После планирования частоты и способа рассылки нужно сформировать основной текст, который программа дополнит заданной информацией. При этом необходимо тщательно продумать текст рассылок заранее. Например, система может подставить в сообщение как мужское имя, так и женское, но смысл текста от этого пострадать не должен. Кроме того, адресату, конечно же, хочется почувствовать: вот это конкретное письмо было отправлено именно ему, организация действительно заботится о его возможности следить за новостями. Чтобы избежать «шаблонности», можно создать рассылку в стиле писем, которые до автоматизации отправляли вручную. Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением. При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме. Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

    Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

    Изменения в базе данных компании происходят регулярно, и информировать о них сотрудников нужно быстро и адресно. Обмен деловой информацией должен быть доступен, даже если мы говорим о филиалах, находящихся в разных городах. Основная цель напоминаний – это оперативное реагирование на происходящие процессы. Например, после того, как оператор внесет в таблицу заказ от клиента, менеджер должен получить уведомление о поступлении нового заказа и приступить к своей работе. Напоминание может отразиться на рабочем столе программы, прийти по электронной почте или SMS. Для того, чтобы организовать процесс передачи напоминаний, необходимо знать:

    • О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
    • Как эти оповещения должны выглядеть?

    Просмотрим еще раз список основных действий и найдем несколько примеров возможных напоминаний: «Вам добавлено новое задание», «Подходит к концу срок сдачи проекта», «Изменился статус заказа». Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

    Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

    В своей деятельности многие компании используют определенные формулы. Например, почти все пользуются вычислением вида «Сумма = Количество x Цена». Но встречаются и более сложные формулы. Например, для расчета стоимости заказов, где необходимо задействовать логику. Если данный процесс автоматизировать, то программа будет автоматически рассчитывать необходимые поля в таблицах по заданной формуле. Чтобы к этому прийти, ответим на следующие вопросы:

    • В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
    • По каким формулам программа будет их рассчитывать?

    После заданных параметров расчеты будут производиться сами. Вручную считать и вписывать ничего не придется, а значит, и количество ошибок уменьшится во много раз. В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах. Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

    Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

    Казалось бы, периодические отчеты в компаниях составляются и без этой вашей автоматизации. Так ли нужна помощь системы в мгновенном их генерировании? Ключевое слово здесь – «мгновенном». Прозрачность бизнес-процессов организации – это не только достоверность данных, но и скорость их получения. Так что, конечно, нужна. Поэтому определим:

    • Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
    • В какой форме их будет удобнее просматривать?

    Точная информация о проделанной сотрудниками работе, предоставленная в любой удобный для руководства момент, поможет быстро проанализировать текущее состояние дел. Для этого достаточно запросить в системе генерирование отчета на базе данных из любых таблиц по любому процессу. Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников. Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

    Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

    Таким образом, ответив на вышеперечисленные вопросы, вы увидите:

    • какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
    • какие данные можно объединить в базу;
    • как разграничить доступ к этим данным;
    • в какие шаблоны объединить документацию;
    • как организовать массовые рассылки и напоминания;
    • какие вычисления удобнее проводить автоматически;
    • какие отчеты нужно генерировать моментально.

    Конкретные идеи по каждому из пунктов как раз и составят ваше техническое задание. Его можно передать разработчикам, которые определят сроки и стоимость разработки необходимой вам системы автоматизации. Или, как вариант, вы можете воспользоваться готовым конструктором и создать систему самостоятельно.

    На этом мы завершаем вводную инструкцию. Надеемся, что наши советы помогут автоматизировать ваш бизнес быстро и без лишних затрат!

    Источник: https://habr.com/post/139801/

    Бизнес-идея №75. Автоматизация бухгалтерского учета

    Строительство домов в Переславле-Залесском.

    • огромное озеро
    • сосновые леса
    • охота и рыбалка
    • 1,5 часа от Москвы

    узнать подробнее

    Как правило, компьютерное обслуживание определенной организации связано с настройкой ПК, а также с установкой и последующей настройкой различных бухгалтерских программ.

    Очень часто настройка компьютерного обеспечения необходима пользователям, так как оперативно удалять проникающие вирусы, периодически настраивать операционную систему, улучшать ее показатели, чтобы повысить работоспособность и быстродействие ПК, как правило, может лишь опытный системный администратор.

    Все мы прекрасно понимаем, что настройка программного обеспечения комплектующих необходима для максимально эффективной работы на домашних ПК, настройка же бухгалтерского программного обеспечения потребуется на предприятиях, в самых обычных офисах, в учебных заведениях и в других коммерческих и государственных учреждениях. Работа системного администратора приносит довольно высокие доходы, но здесь очень важно хорошо построить свой небольшой бизнес и максимально эффективно организовать весь рабочий график.

    Чтобы вести деятельность, связанную с настройкой компьютеров, а также оптимизацией и установкой бухгалтерских программ, необходимо зарегистрироваться, как ИП. Вам нужно будет подготовить соответствующие документы, чтобы получить расчетный счет в своем банке. После этого необходимо заняться поиском клиентов.

    Следует отметить, что большая часть существующих компаний уже давно работают с такими администраторами, также они держат сисадминов в своем штате работников, поэтому заинтересовать руководство таких организаций вашими услугами можно лишь при гибких ценах и предложении каких-нибудь дополнительных сервисов, при готовности посетить предприятие по любому запросу клиента.

    Запомните, что лучше всего работать только с лицензированным ПО, так как пиратские программы и операционных системы повлекут за собой заинтересованность правоохранительных органов.

    Этот бизнес довольно актуален и перспективен, ведь автоматизация учета документов необходима практически всем предприятиям.

    Таким образом, предоставление услуг по настройке и модернизации бухгалтерских программ для предпринимателей несомненно может приносить солидные деньги, однако для этого нужно эффективно организовать данный бизнес, создать собственную базу постоянных клиентов и обеспечить им оперативное обслуживание по каждому их запросу.

    Источник: http://ya-ip.ru/idei/biznes-ideya-no75-avtomatizaciya-buhgalterskogo-ucheta

    Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок

    Кейс от компании «Большие числа»

    IT-инструменты, которые использует Евгений Гафаров

    • 1С:БизнесСтарт
    • YouTube
    • Skype
    • Google Docs

    Стартап «Большие числа» из Набережных Челнов в первый год своего существования потерял около 30 тысяч рублей из-за бухгалтерской ошибки.

    Для проекта, который только делает первые шаги в бизнесе, это существенная сумма. Чтобы не нести потерь из-за подобных просчётов, компания автоматизировала бухгалтерский учёт с помощью облачного сервиса. О том, как избежать влияния «человеческого фактора» в ведении бухгалтерии, порталу Biz360.

    ru рассказал Евгений Гафаров, директор компании «Большие числа».

    Досье

    Евгений Гафаров, 34 года, предприниматель из Набережных Челнов, основатель компании  «Большие числа». Окончил Казанский федеральный университет по специальности «экономист-математик». «Большие числа» основал в апреле 2016 года; компания продаёт собственный программный продукт, помогающий автоматизировать составление расписаний для учебных заведений.

    Зачем понадобилась автоматизация

    Наша компания – небольшая. Операций, которые должен проводить бухгалтер, довольно немного – до сотни в год. И они очень простые – реализация услуг или софта, расчёт зарплаты и налогов. Держать в штате бухгалтера под эти задачи нерационально, поэтому мы решили использовать аутсорсинг – нанять бухгалтерию на обслуживание. 

    К сожалению, сотрудничество с аутсорсерами оказалось неудачным. Бухгалтеры регулярно допускали ошибки, которые приводили к переплатам налогов или штрафам со стороны налоговой инспекции. Например, они забыли перевести нас на упрощённую систему налогообложения при регистрации компании.

    В какой-то момент налоговая заблокировала наш расчётный счет, потому что мы не платили НДС. Оказалось, что сотрудница компании-аутсорсера забыла подать заявление на УСН. Мы вынуждены были до конца года платить НДС, налог на прибыль, штрафы.

    Потеряли порядка 30 тысяч рублей по сравнению с «упрощёнкой». 

    • После этого случая я решил полностью контролировать бухгалтерию и отчётность. 
    • Выбор программного продукта
    • Нам нужна была программа, которая отвечает следующим требованиям: 
    • Надёжность. Мы хотим быть уверены, что всё считается правильно и что отчёты доходят и принимаются контролирующими органами.
    • Актуальность. В программе учёт должен вестись в соответствии с актуальными требованиями законодательства, то есть она должна своевременно обновляться.
    • Наличие полноценной и быстрой техподдержки.
    • Многопользовательский режим.
    • Онлайн-доступ.
    • Отчётность онлайн, т.е. наличие функции сдачи отчётности и переписки с контролирующими органами. 

    Мы остановились на продукте «1С:БизнесСтарт». При выборе сыграла свою роль сила привычки – я работаю с программами «1С» и знаю «1С:Бухгалтерию» как продуманный продукт. 

    Меня интересовала облачная и более простая версия «1С:Бухгалтерии» (в основе «1С:БизнесСтарт» — продукт «1С:Бухгалтерия» — примечание редакции). В облачном сервисе «1С:БизнесСтарт» мне не нужно заботиться об обновлении программы из-за изменений законодательства. Цена – 4800 рублей за год пользования, по моим сведениям, лучшая за этот функционал среди похожих программ. 

    «1С» – фирма с хорошей долгой историей, которая входит в топ-10 крупнейших IT-компаний России. Есть уверенность, что завтра или послезавтра она никуда не денется, и сервис «1С:БизнесСтарт» будет поддерживаться. 

    Проблема №1, которую решила автоматизация: ошибки в отчётах

    Наша компания в 2016 году получила грант от фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере для разработки наукоёмкого программного продукта. Мы создали то, что должны были по условиям гранта. Для отчёта по гранту необходимо было вести учёт затрат по этому проекту отдельно. 

    В онлайн-версии «1С:БизнесСтарт» я видел деление средств, мог контролировать этот процесс, например, в отчёте на прибыль. Это позволило своевременно выявить ошибку бухгалтера в заполнении отчёта по налогу на прибыль, а именно – формы 7 о грантах. Последствия такой ошибки могли оказаться для нас фатальными. 

    Проблема №2, которую решила автоматизация: зависимость от аутсорсеров

    Я сам хотел контролировать все первичные документы. Теперь я ввожу всю «первичку» (акты, счета, отчёты, выписки и т.д.) и рассчитываю зарплату сотрудникам (у меня мало сотрудников, и они получают каждый месяц практически одинаковые суммы), готовлю счета.

    Бухгалтер нужен только для консультаций в нестандартной для меня ситуации и в подготовке черновиков регламентированных отчётов. Эти отчёты я сам отправляю из программы, но перед этим проверяю, нет ли в них ошибок.

    Сервис автоматически напоминает, когда и какой отчёт нужно сдать. 

    Проблема №3, которую решила автоматизация: зависимость от офисного компьютера  

    У меня дома и в офисе есть ноутбуки. И я не хотел постоянно таскать с собой компьютер только из-за бухгалтерии. Сейчас я могу зайти в программу «1С:БизнесСтарт» из любой точки, где есть доступ к интернету, и сделать все бухгалтерские операции, которые необходимы. «Железка» уже не так важна, как доступ к интернету. 

    Какие сложности возникли при работе с сервисом

    Я использую программу, чтобы вести учёт и сдавать отчёты. Для этого она идеально подходит. У меня есть опыт работы с программами «1С», и я понимаю, как в них устроен интерфейс. Но некоторым неподготовленным пользователям, на мой взгляд, он может показаться запутанным. 

    Программа «1С:БизнесСтарт» показывает мне, что я где-то начислил сотрудникам деньги, но не выплатил их. Хотя по факту я выплатил всё. Но искать ошибку в программе, чтобы исправить её – на это требуется время, которого нет. 

    Пару недель назад у меня были проблемы со сдачей отчётности – не работал ключ моей электронной подписи, хотя он хранится на сервере. Связался по этому вопросу с техподдержкой прямо из программы. Решили проблему в течение дня. 

    Моё резюме: «1С:БизнесСтарт» — удобный сервис, который позволяет директору держать «руку на пульсе» и минимизировать риски аутсорсинга, как это уже произошло у нас.

    Как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов. Как автоматизация телефонии повысила эффективность отдела продаж. Мотайте на ус: как автоматизация вдвое повысила эффективность сети барбершопов. biz360

    20 ноября 2017

    Источник: https://biz360.ru/materials/kak-avtomatizatsiya-pozvolila-izbezhat-bukhgalterskikh-oshibok/

    Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта

    Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать — это понимает любой бухгалтер. Но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать и какова его роль в этом процессе. Как следствие — пассивность со стороны бухгалтера при внедрении на предприятии автоматизированной системы учёта, его разногласия с руководством.

    А ведь он — лицо заинтересованное и должен если уж не «рулить» процессом установки системы, то по крайней мере активно участвовать в нём. В этой статье мы рассмотрим, на что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта.

    • Ольга НЕТЁСОВА Вологодская государственная молочно-хозяйственная академия
    • Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г

    Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта.

    Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:

    · задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

    · бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

    · автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

    Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее.

    Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов.

    От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами.

    Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учёта, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждёт “доброго дядю”, который решит за него все проблемы.

    Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками.

    В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учёта, бухгалтер иногда лишь отстранённо наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.

    Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком — руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы.

    При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера.

    Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно.

    Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учёта с другими управленческими структурами, включение её в общую автоматизированную систему управления предприятием.

    Направления

    На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

    При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны.

    Второй вариант — пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти.

    Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

    Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.

    Первое направление — использование офисных программ, например из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

    Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта.

    Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы.

    Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

    Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы.

    Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика.

    Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.

    Конечно, роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации.

    В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника).

    При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков.

    При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.

    Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:

    • предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
    • проектирование;
    • ввод в действие;
    • сопровождение автоматизированной системы.

    На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

    В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела.

    Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ.

    Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации.

    Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

    Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

    Ставим задачу

    По результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера (далее просто бухгалтера).

    При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта.

    Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.

    Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен неплохо ориентироваться в этой программе.

    Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает неконкретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

    1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

    2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е.

    показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе.

    Эта работа особенно необходима для тех массивов, количествопоказателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта).

    Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.

    3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения.

    По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах.

    Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать.

    В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

    4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию.

    Но будет удобнее и правильнее, если б€ольшая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы.

    Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.

    5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

    Провести, чтобы не перепроводить

    Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной.

    Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей.

    Особенно важно продумать систему счетов.

    Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.).

    Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.

    На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала).

    Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро.

    Вот почему к вводу вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров (которым, кроме прочего, приходится выполнять и свои повседневные обязанности), но и специальных помощников.

    При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

    Источник: https://www.klerk.ru/soft/articles/11367/

    Ссылка на основную публикацию